ePA-Pflicht ab 2025: Warum Ihre Praxis jetzt handeln muss – sonst wird’s teuer

„Die ePA betrifft uns doch erst in ein paar Jahren“ – diesen Satz höre ich fast wöchentlich, wenn ich in Berliner Praxen unterwegs bin. Falsch. Ab Januar 2025 müssen Sie als Praxis die elektronische Patientenakte (ePA) nicht nur anbieten, sondern aktiv befüllen. Wer das ignoriert, verliert nicht nur Geld, sondern auch die Geduld der Patienten – und am Ende die Nerven der MFA am Tresen.

Was wirklich auf Sie zukommt – ohne Beschönigung

Die ePA ist kein Nice-to-have, sondern ein gesetzlicher Auftrag. Konkret bedeutet das:

• Jeder Patient, der eine ePA hat (und das werden ab 2025 automatisch alle sein, sofern sie nicht widersprechen), muss von Ihnen befüllt werden – mit Befunden, Arztbriefen, Medikationsplänen, Impfungen.
• Die Daten müssen strukturiert hochgeladen werden. Ein PDF in die Akte zu schmeißen reicht nicht. Die KV prüft das.
• Sie brauchen eine funktionierende TI-Anbindung, einen aktuellen eHBA (elektronischen Heilberufsausweis) und eine SMC-B-Karte für die Praxis. Ohne die geht gar nichts.
• Die MFA muss wissen, wie man die ePA im PVS bedient – und das ist kein Knopfdruck. Es gibt neue Workflows, Fehlermeldungen, Patientenfragen.

Die KV Berlin hat bereits angekündigt, dass Praxen, die die ePA nicht korrekt befüllen, mit Honorarkürzungen rechnen müssen. Nicht sofort, aber ab 2026. Und glauben Sie mir: Die KV findet das raus. Die Daten laufen zentral zusammen, und die Prüfungen werden automatisiert.

Wo die meisten Praxen scheitern – und wie Sie es besser machen

Ich sehe drei typische Stolpersteine, die Praxen immer wieder unterschätzen:

1. Die Technik ist nicht bereit.
Nicht jede Praxis hat eine stabile TI-Anbindung. Wenn Ihr Konnektor veraltet ist oder Ihr PVS die ePA-Schnittstelle nicht unterstützt, wird’s eng. Prüfen Sie jetzt:

• Ist Ihr Konnektor auf dem neuesten Stand? (Mindestens Version 2.0, besser 2.1)
• Unterstützt Ihr PVS die ePA? (Fragen Sie Ihren PVS-Anbieter – nicht alle haben die Schnittstelle schon implementiert.)
• Haben Sie einen gültigen eHBA und eine SMC-B-Karte? (Die Ausweise müssen aktuell sein, sonst blockiert die TI.)

Falls Sie hier Lücken haben, handeln Sie sofort. Die Warteschlangen bei den TI-Dienstleistern sind lang, und wenn alle Praxen gleichzeitig loslegen, wird’s eng.

2. Die MFA ist nicht eingearbeitet.
Die ePA bringt neue Abläufe in den Praxisalltag. Die MFA muss wissen:

• Wie man prüft, ob ein Patient eine ePA hat (und was zu tun ist, wenn er widersprochen hat).
• Wie man Dokumente korrekt hochlädt – nicht als PDF, sondern strukturiert (z. B. Befunde als CDA-Dokument).
• Wie man mit Fehlermeldungen umgeht (z. B. wenn die TI streikt oder der Patient seine ePA nicht freigibt).

Mein Tipp: Planen Sie eine Schulung ein – nicht irgendwann, sondern jetzt. Die meisten PVS-Anbieter bieten Webinare an, oder Sie holen sich einen externen Trainer. Eine halbe Stunde pro MFA reicht für den Einstieg, aber es muss gemacht werden.

3. Die Patienten fragen – und Sie haben keine Antworten.
Ab 2025 werden Patienten vermehrt nach der ePA fragen. Typische Fragen, die Sie vorbereiten sollten:

• „Wie funktioniert das mit der ePA?“ (Kurze Erklärung: Die Akte wird automatisch angelegt, Sie als Praxis befüllen sie, der Patient kann sie einsehen.)
• „Kann ich widersprechen?“ (Ja, aber dann müssen Sie das dokumentieren – und der Patient verliert den Anspruch auf die ePA.)
• „Wer sieht meine Daten?“ (Nur Ärzte, die der Patient freigibt – und Sie als behandelnde Praxis.)
• „Was passiert, wenn ich die ePA nicht will?“ (Dann müssen Sie das im PVS vermerken, sonst gibt’s Ärger mit der KV.)

Schreiben Sie sich ein paar Standardantworten auf und hängen Sie sie am Empfang aus. Das spart Zeit und Nerven.

Was Sie diese Woche tun sollten – kein Aufschieben

Die ePA-Pflicht kommt nicht plötzlich – aber wenn Sie jetzt nichts tun, wird es stressig. Hier ist Ihr Fahrplan für die nächsten Tage:

1. Prüfen Sie Ihre Technik.
   Rufen Sie Ihren TI-Dienstleister an und fragen Sie:
   • Ist unser Konnektor ePA-ready?
   • Haben wir einen gültigen eHBA und eine SMC-B-Karte?
   • Unterstützt unser PVS die ePA-Schnittstelle?

   Falls nein: Bestellen Sie Updates oder neue Karten – sofort.

2. Schulen Sie Ihr Team.
   Organisieren Sie eine kurze Schulung (30-60 Minuten) für die MFA. Themen:
   • Wie prüfe ich, ob ein Patient eine ePA hat?
   • Wie lade ich Dokumente korrekt hoch?
   • Was tun bei Fehlermeldungen?

   Falls Ihr PVS-Anbieter kein Webinar anbietet, holen Sie sich einen externen Trainer.

3. Erstellen Sie eine Patienten-Info.
   Schreiben Sie eine kurze FAQ für den Empfang (1 Seite reicht). Themen:
   • Was ist die ePA?
   • Wie funktioniert die Befüllung?
   • Kann ich widersprechen?

   Drucken Sie sie aus und legen Sie sie bereit.

4. Testen Sie die ePA.
   Falls Ihr PVS die ePA schon unterstützt: Legen Sie eine Test-Akte an und üben Sie das Hochladen von Dokumenten. So merken Sie, wo es hakt – bevor die KV prüft.

Die ePA ist kein Hexenwerk, aber sie kommt nicht von allein. Wenn Sie jetzt die drei Punkte Technik, Team und Patientenkommunikation angehen, sind Sie im Januar 2025 entspannt. Wenn nicht, wird’s teuer – und unnötig stressig.

Fangen Sie heute an. Nicht morgen.