Montagmorgen, 8:15 Uhr: Warum Ihre Praxis ohne KIM-Adresse stillsteht

Stellen Sie sich vor: Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Die erste Patientin steht am Tresen und fragt nach ihrer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die MFA tippt auf dem Bildschirm herum – doch die AU landet nicht beim Arbeitgeber. Stattdessen blinkt eine Fehlermeldung: „KIM-Adresse nicht hinterlegt“. Die Patientin wird ungeduldig. Die Praxissoftware zeigt plötzlich rote Warnungen. Und die KV-Abrechnung für diesen Monat? Steht auf der Kippe, weil ohne KIM-Adresse keine elektronischen Dokumente verschickt werden können.

Warum die KIM-Adresse kein Nice-to-have ist, sondern Pflicht

Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle Vertragsärzte in Berlin KIM (Kommunikation im Medizinwesen) nutzen, um elektronische Dokumente wie AU-Bescheinigungen, Arztbriefe oder KV-Abrechnungen zu versenden. Ohne KIM-Adresse geht nichts mehr – weder der Versand noch der Empfang. Die KV Berlin hat das längst zur Voraussetzung gemacht. Wer keine KIM-Adresse hat, riskiert nicht nur Verzögerungen, sondern auch Honorarkürzungen.

Die gute Nachricht: Die Einrichtung ist kein Hexenwerk. Mit den richtigen Schritten schaffen Sie das in drei Stunden – auch ohne IT-Abteilung. Hier ist, was Sie brauchen:

• Eine gültige SMC-B-Karte (die „Praxisausweis“-Karte, die Sie schon für die TI haben)
• Ihren eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) – falls Sie als Arzt selbst Dokumente signieren
• Zugang zu Ihrem PVS (Praxisverwaltungssystem, z. B. Medatixx, TurboMed, CGM)
• Einen Internetanschluss mit aktiviertem TI-Zugang

Falls Sie die SMC-B-Karte noch nicht haben: Die bekommen Sie bei der KV Berlin oder über einen zugelassenen Anbieter wie D-Trust oder medisign. Kosten: rund 200 Euro pro Jahr. Peanuts im Vergleich zu den Problemen, die Sie ohne sie haben.

Schritt für Schritt: So richten Sie die KIM-Adresse ein

Keine Sorge, Sie müssen kein Techniker sein. Die meisten Schritte erledigen Sie direkt in Ihrem PVS oder über das Webportal Ihres KIM-Anbieters. Hier die konkrete Vorgehensweise:

1. KIM-Anbieter auswählen

Die KV Berlin schreibt vor, dass Sie einen zertifizierten KIM-Anbieter nutzen müssen. Die gängigsten in Berlin sind:

• KV-Connect (direkt über die KV Berlin)
• Telekom Healthcare Solutions
• medisign
• D-Trust

Fragen Sie bei Ihrem PVS-Hersteller nach, welcher Anbieter am besten mit Ihrer Software kompatibel ist. Die meisten Praxen in Berlin nutzen KV-Connect, weil es direkt in die KV-Abrechnung integriert ist. Kosten: ca. 5–10 Euro pro Monat.

2. Registrierung beim KIM-Anbieter

Gehen Sie auf die Website Ihres gewählten Anbieters und starten Sie die Registrierung. Sie brauchen dafür:

• Ihre Betriebsstättennummer (BSNR)
• Ihre lebenslange Arztnummer (LANR)
• Die SMC-B-Kartennummer

Der Anbieter prüft Ihre Daten und schaltet die KIM-Adresse frei. Das dauert meist 1–2 Werktage. In der Zwischenzeit können Sie schon die nächsten Schritte vorbereiten.

3. KIM-Adresse in Ihrem PVS hinterlegen

Jetzt kommt der wichtigste Teil: Die KIM-Adresse muss in Ihrer Praxissoftware eingetragen werden. Wie das geht, hängt von Ihrem PVS ab. Hier zwei Beispiele:

Medatixx:

• Gehen Sie in die Systemeinstellungen → „TI-Einstellungen“ → „KIM“
• Geben Sie die KIM-Adresse ein (z. B. praxis-mustermann@kim.kv-berlin.de)
• Legen Sie die SMC-B-Karte in den Kartenterminal ein und bestätigen Sie die Freischaltung
• Testen Sie den Versand einer Testnachricht (z. B. an sich selbst)

TurboMed:

• Öffnen Sie „Extras“ → „TI-Konfiguration“ → „KIM“
• Tragen Sie die KIM-Adresse ein und wählen Sie Ihren KIM-Anbieter aus
• Bestätigen Sie mit der SMC-B-Karte
• Führen Sie einen Testversand durch

Falls Ihr PVS hier nicht aufgelistet ist: Schauen Sie in die Dokumentation oder rufen Sie den Support an. Die meisten Hersteller haben Schritt-für-Schritt-Anleitungen für KIM.

4. Testversand und Freischaltung

Bevor Sie KIM produktiv nutzen, müssen Sie einen Testversand durchführen. Das ist Pflicht. Senden Sie eine Testnachricht an:

• Ihre eigene KIM-Adresse (zurück an sich selbst)
• Eine Testadresse der KV Berlin (z. B. test@kim.kv-berlin.de)

Erst wenn der Test erfolgreich war, wird Ihre KIM-Adresse vollständig freigeschaltet. Das dauert meist nochmal 24 Stunden. Planen Sie das ein – am besten an einem Tag, an dem Sie nicht dringend KIM brauchen.

Was schiefgehen kann – und wie Sie es vermeiden

Klingt alles einfach, aber in der Praxis hakt es oft an Kleinigkeiten. Hier die häufigsten Probleme und wie Sie sie lösen:

1. „KIM-Adresse nicht gefunden“ – Fehlermeldung beim Versand

Ursache: Die KIM-Adresse des Empfängers ist nicht korrekt hinterlegt oder der Empfänger hat noch keine KIM-Adresse. Lösung:

• Prüfen Sie die Adresse auf Tippfehler (z. B. @kim.kv-berlin.de statt @kv-berlin.kim)
• Falls der Empfänger keine KIM-Adresse hat: Nutzen Sie den „KIM-Fallback“-Service der KV Berlin, der Dokumente per Post zustellt (kostet extra)

2. „SMC-B-Karte nicht erkannt“ – Kartenterminal reagiert nicht

Ursache: Die Karte ist nicht richtig eingesteckt, das Terminal ist nicht mit dem PVS verbunden oder die Karte ist abgelaufen. Lösung:

• Stecken Sie die Karte neu ein und warten Sie 10 Sekunden
• Starten Sie das Kartenterminal neu
• Prüfen Sie das Ablaufdatum der Karte (steht auf der Rückseite)
• Falls die Karte abgelaufen ist: Sofort bei der KV Berlin oder Ihrem Anbieter eine neue beantragen

3. „Dokument kann nicht signiert werden“ – eHBA fehlt

Ursache: Für manche Dokumente (z. B. elektronische AU-Bescheinigungen) brauchen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit Ihrem eHBA. Lösung:

• Stellen Sie sicher, dass der eHBA im Kartenterminal steckt
• Falls Sie keinen eHBA haben: Beantragen Sie ihn bei der Ärztekammer Berlin (Kosten: ca. 100 Euro pro Jahr)
• In manchen PVS können Sie die Signatur auch mit der SMC-B-Karte durchführen – prüfen Sie die Einstellungen

4. „KIM ist zu langsam“ – Dokumente brauchen ewig

Ursache: Der TI-Zugang ist überlastet oder Ihr Internetanschluss ist zu langsam. Lösung:

• Prüfen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit (mindestens 50 Mbit/s empfohlen)
• Nutzen Sie KIM außerhalb der Stoßzeiten (morgens 8–10 Uhr und nachmittags 14–16 Uhr sind oft langsam)
• Falls möglich: Nutzen Sie eine kabelgebundene Verbindung statt WLAN

So halten Sie KIM am Laufen – ohne dass es nervt

KIM ist kein „Einmal-Einrichten-und-vergessen“-Ding. Damit es reibungslos funktioniert, müssen Sie ein paar Dinge regelmäßig prüfen:

1. SMC-B-Karte und eHBA aktualisieren

Die Karten laufen nach 3 Jahren ab. Tragen Sie die Ablaufdaten in Ihren Kalender ein und beantragen Sie rechtzeitig neue Karten. Sonst steht plötzlich alles still.

2. KIM-Adressen der Empfänger pflegen

Nicht jede Praxis oder jedes Krankenhaus hat schon eine KIM-Adresse. Fragen Sie bei Ihren häufigen Kommunikationspartnern nach und tragen Sie die Adressen in Ihr PVS ein. Für die anderen nutzen Sie den KIM-Fallback-Service.

3. Testversand alle 3 Monate

Führen Sie regelmäßig einen Testversand durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Am besten immer dann, wenn Sie ohnehin Wartungsarbeiten an der TI durchführen.

4. Schulung für das Praxisteam

Nicht jede MFA weiß, wie KIM funktioniert. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und gehen Sie die wichtigsten Schritte durch:

• Wo finde ich die KIM-Adresse im PVS?
• Wie sende ich ein Dokument per KIM?
• Was tun bei Fehlermeldungen?
• Wie prüfe ich, ob eine KIM-Adresse gültig ist?

Drucken Sie sich eine kurze Anleitung aus und hängen Sie sie am Empfangstresen auf. So hat jeder im Team eine schnelle Referenz.

KIM ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist auch kein Selbstläufer. Wenn Sie die Einrichtung einmal durchgezogen und die typischen Fallstricke kennen, spart es Ihnen auf Dauer Zeit, Nerven und Geld. Und vor allem: Sie vermeiden den Montagmorgen-Chaos, wenn die erste Patientin nach ihrer AU fragt – und die Praxissoftware plötzlich nicht mehr mitspielt.