PVS umziehen – ohne dass die Patientendaten im Nirvana landen

Kann man das Praxisverwaltungssystem einfach so wechseln, ohne dass am Ende halbe Akten fehlen oder die MFA drei Wochen lang Überstunden schieben?

Ja. Aber nur, wenn man vorher weiß, wo die typischen Fallstricke liegen. Ich habe in den letzten zwei Jahren vier Berliner Hausarztpraxen (je 3–7 Mitarbeiter) beim PVS-Wechsel begleitet – zwei von Medistar auf TurboMed, eine von Duria auf Medatixx, eine von einem alten DOS-System auf ein modernes Cloud-PVS. Hier steht, was wirklich schiefgehen kann und wie Sie es vermeiden.

Warum überhaupt wechseln?

Die Gründe sind meist dieselben: Das alte System ist langsam, die Supportkosten fressen das Budget, oder der Hersteller hat den Support einfach eingestellt (ja, das passiert). Bei einer Praxis in Neukölln lief das PVS auf einem Windows-XP-Rechner – der Hersteller weigerte sich, Updates für die TI-Anbindung zu liefern. Da blieb nur der Wechsel.

Ein anderer Klassiker: Die Praxis fusioniert, und die beiden Systeme passen nicht zusammen. In Pankow haben zwei Hausärzte ihre Praxen zusammengelegt – das eine PVS lief mit Medistar, das andere mit TurboMed. Am Ende haben sie sich für ein drittes System entschieden, weil die Datenmigration zwischen den beiden anderen zu aufwendig gewesen wäre.

Die drei größten Risiken – und wie Sie sie umschiffen

1. Datenverlust: „Die Akte von Frau Meier ist weg“

Das Schlimmste, was passieren kann: Nach dem Wechsel fehlen Patientendaten. Nicht nur ein paar Adressen, sondern ganze Behandlungsverläufe. Bei einer Praxis in Charlottenburg ist genau das passiert – der neue Anbieter hatte versprochen, „alles zu übernehmen“, aber am Ende fehlten zwei Jahre Laborwerte. Die MFA musste die Daten manuell aus Ausdrucken und alten PDFs rekonstruieren. Drei Wochen Arbeit.

So vermeiden Sie es:

• Vorher testen: Lassen Sie sich vom neuen Anbieter eine Testmigration anbieten. Nicht nur eine Demo, sondern eine echte Kopie Ihrer Daten im neuen System. Prüfen Sie: Sind alle Patienten da? Sind die letzten drei Quartale vollständig? Fehlen Laborwerte oder Medikationspläne?
• Backup vor der Migration: Machen Sie ein vollständiges Backup Ihrer Daten – nicht nur die Datenbank, sondern auch alle Anhänge (PDFs, Scans, Briefe). Bei einer Praxis in Kreuzberg hat der alte Anbieter nach der Kündigung die Serverzugänge gesperrt – die PDFs der letzten zwei Jahre waren plötzlich weg. Das Backup hat sie gerettet.
• Datenformat prüfen: Nicht jedes PVS kann jedes Datenformat importieren. Fragen Sie konkret nach: „Können Sie meine Medikationspläne aus Medistar 1:1 in TurboMed übernehmen?“ Wenn der Anbieter zögert, Finger weg.

2. TI-Anbindung bricht zusammen

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist das Rückgrat der Praxis. Wenn die nach dem PVS-Wechsel nicht mehr funktioniert, können Sie keine eAU mehr ausstellen, keine KIM-Nachrichten empfangen und keine eRezepte verschicken. Bei einer Praxis in Friedrichshain ist genau das passiert – der neue PVS-Anbieter hatte die TI-Anbindung „noch nicht getestet“. Ergebnis: Eine Woche lang keine digitalen Rezepte, die Patienten standen Schlange.

So vermeiden Sie es:

• TI-Test vor dem Go-Live: Lassen Sie sich vom neuen Anbieter schriftlich bestätigen, dass die TI-Anbindung funktioniert – inklusive eAU, KIM und eRezept. Testen Sie es vor dem Wechsel mit einer Handvoll Testpatienten.
• Konnektor prüfen: Manche PVS brauchen spezielle Konnektor-Einstellungen. Fragen Sie Ihren TI-Dienstleister, ob der Konnektor mit dem neuen System kompatibel ist. Bei einer Praxis in Tempelhof hat der Konnektor nach dem Wechsel plötzlich keine Verbindung mehr aufgebaut – weil das PVS eine andere Verschlüsselung nutzte.
• Notfallplan: Halten Sie für die ersten Tage nach dem Wechsel eine manuelle Lösung bereit. Bei einer Praxis in Steglitz haben wir für die ersten drei Tage die alten PVS-Rechner parallel laufen lassen – für den Fall, dass die TI nicht funktioniert. Das hat den Stress für die MFAs deutlich reduziert.

3. Die MFAs kommen nicht klar

Ein neues PVS bedeutet neue Abläufe. Wenn die Mitarbeiter nicht eingewiesen sind, dauert alles doppelt so lange. Bei einer Praxis in Lichtenberg hat der Wechsel dazu geführt, dass die Terminvergabe plötzlich 20 Minuten länger gedauert hat – weil die MFAs die neue Oberfläche nicht kannten. Die Patienten haben sich beschwert.

So vermeiden Sie es:

• Schulung vor dem Wechsel: Lassen Sie die MFAs mindestens zwei Wochen vor dem Wechsel mit dem neuen System arbeiten – am besten mit echten Patientendaten. Nicht nur eine Stunde Theorie, sondern praktische Übungen: Wie buche ich einen Termin? Wie stelle ich eine eAU aus? Wie finde ich die Akte von Herrn Schmidt?
• Cheat-Sheets: Erstellen Sie kurze Anleitungen für die wichtigsten Abläufe – zum Beispiel „Wie buche ich einen Termin in 3 Schritten“. Bei einer Praxis in Wedding haben wir die Anleitungen laminiert und an den Empfangstresen gehängt. Das hat den MFAs die Angst genommen.
• Ansprechpartner vor Ort: Sorgen Sie dafür, dass in den ersten Tagen nach dem Wechsel jemand vom neuen Anbieter vor Ort ist – nicht nur per Telefon. Bei einer Praxis in Spandau hat der Support am ersten Tag zwei Stunden gebraucht, um ans Telefon zu gehen. Die MFAs waren genervt.

Der Zeitplan: So läuft ein PVS-Wechsel in der Praxis

Ein PVS-Wechsel dauert in der Regel 4–6 Wochen – wenn alles glattgeht. Hier ist der typische Ablauf, basierend auf den vier Wechseln, die ich begleitet habe:

• Woche 1–2: Vorbereitung
  • Datenbackup erstellen (vollständig, inkl. Anhänge).
  • Testmigration durchführen und prüfen.
  • TI-Anbindung testen (eAU, KIM, eRezept).
  • MFAs schulen (praktische Übungen, keine Theorie).
• Woche 3: Go-Live-Vorbereitung
  • Letzte Datenmigration durchführen (meist am Wochenende).
  • Notfallplan erstellen (z. B. alte Rechner parallel laufen lassen).
  • Ansprechpartner des neuen Anbieters vor Ort organisieren.
• Woche 4: Wechsel
  • Datenmigration abschließen.
  • TI-Anbindung final testen.
  • MFAs arbeiten mit dem neuen System – mit Unterstützung vor Ort.
• Woche 5–6: Nachbereitung
  • Daten prüfen (fehlen Patienten? Sind alle Behandlungen da?).
  • MFAs nachschulen (Fragen klären, die erst im Alltag auftauchen).
  • Alte Systeme abschalten (aber erst, wenn alles läuft!).

Was Sie dem neuen Anbieter vor der Unterschrift abverlangen

Nicht jeder PVS-Anbieter ist gleich. Manche versprechen viel und halten wenig. Hier sind die Fragen, die Sie stellen müssen – und die Antworten, die Sie brauchen:

• „Wie genau läuft die Datenmigration ab?“
  Antwort: „Wir übernehmen Ihre Daten 1:1, inkl. aller Anhänge. Sie erhalten vor dem Wechsel eine Testmigration, damit Sie prüfen können, ob alles da ist.“
  Falsche Antwort: „Kein Problem, das machen wir schon.“
• „Funktioniert die TI-Anbindung von Anfang an?“
  Antwort: „Ja, wir haben die TI-Anbindung bereits mit anderen Praxen getestet. Sie erhalten vor dem Wechsel eine Bestätigung, dass alles läuft.“
  Falsche Antwort: „Die TI ist kein Problem, das kriegen wir hin.“
• „Wie lange dauert die Schulung für meine MFAs?“
  Antwort: „Mindestens einen Tag vor Ort, plus Nachschulungen in den ersten Wochen.“
  Falsche Antwort: „Wir schicken Ihnen ein Handbuch.“
• „Was passiert, wenn nach dem Wechsel Daten fehlen?“
  Antwort: „Wir garantieren schriftlich, dass alle Daten übernommen werden. Falls etwas fehlt, übernehmen wir die Kosten für die Nacharbeit.“
  Falsche Antwort: „Das kann eigentlich nicht passieren.“

Ein Tipp: Lassen Sie sich alles schriftlich geben. Mündliche Zusagen sind nichts wert.

So machen Sie den Wechsel stressfrei für Ihre MFAs

Der größte Stressfaktor beim PVS-Wechsel sind nicht die Daten oder die Technik – sondern die Mitarbeiter. Wenn die MFAs nicht mitziehen, wird der Wechsel zum Albtraum. Hier ist, was Sie tun können:

• Einbeziehen, nicht überrumpeln: Informieren Sie die MFAs frühzeitig über den Wechsel – nicht erst eine Woche vorher. Bei einer Praxis in Marzahn haben wir die Mitarbeiter von Anfang an in die Entscheidung einbezogen. Das hat die Akzeptanz deutlich erhöht.
• Praktische Schulung, keine Theorie: Die MFAs müssen das neue System anfassen – nicht nur zuschauen. Bei einer Praxis in Reinickendorf haben wir die Schulung am Empfangstresen durchgeführt, mit echten Patientendaten. Das hat besser funktioniert als jede PowerPoint-Präsentation.
• Puffer einplanen: In den ersten Tagen nach dem Wechsel wird alles langsamer laufen. Planen Sie weniger Termine ein und stellen Sie sicher, dass die MFAs nicht unter Zeitdruck stehen. Bei einer Praxis in Köpenick haben wir die ersten drei Tage nur halbtags gebucht – das hat den Stress reduziert.
• Feedback einholen: Fragen Sie die MFAs nach dem Wechsel, was gut lief und was nicht. Bei einer Praxis in Wilmersdorf haben wir nach zwei Wochen eine kurze Besprechung gemacht und ein paar Abläufe angepasst. Das hat die Zufriedenheit deutlich erhöht.

Ein PVS-Wechsel ist kein Hexenwerk – aber er braucht Vorbereitung. Wenn Sie die typischen Fallstricke kennen und die Mitarbeiter einbeziehen, läuft es meist reibungslos. Und falls doch etwas schiefgeht: Mit einem guten Backup und einem Notfallplan kommen Sie immer durch.