KBV-Check: Was Ihre Praxis-IT bis Ende 2024 wirklich können muss

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Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt. Redaktionell verantwortlich: Manthey EDV-Beratung.

Im Mai hat eine Hausarztpraxis in Neukölln eine Woche lang keine elektronischen AU-Bescheinigungen ausstellen können. Grund: Der Konnektor war nicht auf dem Stand, den die KBV seit Januar 2024 vorschreibt. Die MFA mussten alles per Hand schreiben, der Empfang war blockiert, und am Ende fehlten 3.200 Euro Honorar, weil die Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht werden konnte. So etwas passiert nicht nur in Neukölln – es passiert überall, wo die IT nicht mit den Vorgaben Schritt hält.

Was die KBV wirklich will – und warum es Sie direkt betrifft

Die KBV hat in §75b SGB V klare Anforderungen an die Praxis-IT definiert. Das sind keine theoretischen Richtlinien, sondern konkrete technische Voraussetzungen, die Ihre Praxis bis spätestens 31. Dezember 2024 erfüllen muss. Wer das ignoriert, riskiert Honorarkürzungen, Probleme mit der Abrechnung und im schlimmsten Fall den Verlust der Zulassung. Hier geht es nicht um „irgendwann“, sondern um jetzt.

Die Vorgaben betreffen drei zentrale Bereiche:

  • Konnektor: Muss mindestens die Version PTV4 haben und mit der Telematikinfrastruktur (TI) 2.0 kompatibel sein. Ältere Versionen wie PTV3 werden nicht mehr akzeptiert.
  • KIM-Dienst: Der sichere E-Mail-Dienst für Arztpraxen muss aktiv genutzt werden. Das bedeutet: Sie brauchen nicht nur einen Account, sondern müssen ihn auch für den Versand von Arztbriefen, AU-Bescheinigungen und anderen Dokumenten einsetzen.
  • eHBA und SMC-B: Die elektronischen Heilberufsausweise und Praxisausweise müssen gültig sein. Abgelaufene Karten blockieren den Zugriff auf die TI und machen die Nutzung von KIM unmöglich.

Das Problem: Viele Praxen haben die Technik zwar installiert, aber nicht aktualisiert oder richtig konfiguriert. Ein Konnektor, der seit zwei Jahren nicht mehr upgedatet wurde, erfüllt die Vorgaben nicht – auch wenn er physisch in der Praxis steht.

Wie Sie prüfen, ob Ihre IT den KBV-Standards entspricht

Die meisten Praxisinhaber verlassen sich darauf, dass ihr IT-Dienstleister „schon alles richtig macht“. Das ist riskant. Sie müssen selbst prüfen, ob Ihre Technik die Vorgaben erfüllt – oder zumindest wissen, worauf Sie achten müssen. Hier die konkreten Schritte:

1. Konnektor-Check:

  • Loggen Sie sich in das Konnektor-Webinterface ein (meist über die IP-Adresse 192.168.x.1).
  • Prüfen Sie unter „Status“ oder „Version“, ob PTV4 oder höher installiert ist.
  • Falls nicht: Sofort den IT-Dienstleister anrufen und ein Update anfordern. Das dauert in der Regel 1-2 Stunden, aber nur, wenn der Dienstleister schnell reagiert.

2. KIM-Dienst aktiv nutzen:

  • Melden Sie sich im KIM-Postfach an (z. B. über den KV-Connect-Client oder das Webportal Ihres KIM-Anbieters).
  • Prüfen Sie, ob Sie in den letzten 30 Tagen mindestens eine Nachricht empfangen oder versendet haben.
  • Falls nicht: Testen Sie den Versand einer Nachricht an eine andere Praxis oder an die KV. Wenn das nicht funktioniert, liegt ein Konfigurationsfehler vor.

3. eHBA und SMC-B prüfen:

  • Nehmen Sie die Karten in die Hand und prüfen Sie das Ablaufdatum. Steht dort ein Datum vor dem 31.12.2024, müssen Sie sie erneuern.
  • Stecken Sie die SMC-B in den Kartenterminal und prüfen Sie, ob die TI-Verbindung funktioniert. Wenn nicht, ist die Karte entweder abgelaufen oder defekt.
  • Für den eHBA: Testen Sie, ob Sie sich damit im PVS anmelden können. Falls nicht, ist die Karte ungültig.

Falls einer dieser Punkte nicht funktioniert, haben Sie ein Problem. Die gute Nachricht: Die meisten Mängel lassen sich innerhalb weniger Tage beheben – wenn Sie schnell handeln.

Was passiert, wenn Sie die Vorgaben ignorieren

Die KBV hat angekündigt, ab 2025 stichprobenartig zu prüfen, ob Praxen die Vorgaben erfüllen. Wer durchfällt, bekommt zunächst eine Frist zur Nachbesserung. Wer die Frist verstreichen lässt, riskiert:

  • Honorarkürzungen: Die KV kann bis zu 1% des Honorars einbehalten, bis die Mängel behoben sind. Bei einer Praxis mit 300.000 Euro Jahresumsatz sind das 3.000 Euro – pro Quartal.
  • Abrechnungsprobleme: Ohne gültigen Konnektor und KIM-Dienst können Sie keine elektronischen AU-Bescheinigungen oder Arztbriefe versenden. Das führt zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Honorarverlusten.
  • Zulassungsrisiko: Im Extremfall kann die KV die Zulassung entziehen, wenn die Praxis dauerhaft gegen die Vorgaben verstößt. Das ist selten, aber nicht ausgeschlossen.

Das größte Risiko ist jedoch nicht die Strafe, sondern der Stillstand. Eine Praxis, die plötzlich keine AU-Bescheinigungen mehr ausstellen kann, verliert Patienten – und damit Einnahmen. Die 3.200 Euro, die der Neuköllner Hausarzt verloren hat, sind kein Einzelfall.

So setzen Sie die Vorgaben um – ohne dass es Ihren Praxisalltag blockiert

Die meisten Praxen brauchen für die Umsetzung der KBV-Vorgaben keine neue Hardware, sondern nur eine Aktualisierung und Konfiguration der bestehenden Technik. Das geht in drei Schritten:

1. IT-Dienstleister briefen:

  • Rufen Sie Ihren IT-Dienstleister an und fragen Sie konkret: „Erfüllt unser Konnektor die KBV-Vorgaben nach §75b SGB V? Wenn nicht, was kostet das Update?“
  • Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass die Technik nach dem Update den Vorgaben entspricht.
  • Vereinbaren Sie einen festen Termin für das Update – am besten außerhalb der Sprechstunden.

2. MFA schulen:

  • Zeigen Sie Ihren MFAs, wie sie den KIM-Dienst im Alltag nutzen. Das bedeutet: Wie verschickt man eine AU-Bescheinigung? Wie prüft man, ob eine Nachricht angekommen ist?
  • Erstellen Sie eine kurze Anleitung (1 Seite reicht) mit den wichtigsten Schritten und hängen Sie sie am Empfang auf.
  • Üben Sie den Ernstfall: Was tun, wenn der Konnektor nicht funktioniert? Wer ist Ansprechpartner? Wo liegt die Notfall-Nummer?

3. Regelmäßig prüfen:

  • Legen Sie einen Kalendereintrag an: „Alle 3 Monate Konnektor, KIM und Karten prüfen“.
  • Nutzen Sie die Checkliste der KBV (gibt es als PDF auf der KBV-Website).
  • Falls Sie unsicher sind: Beauftragen Sie einen unabhängigen IT-Berater, der die Technik prüft. Das kostet einmalig 200-300 Euro, spart aber im Ernstfall tausende.

Die Umsetzung der KBV-Vorgaben ist kein Hexenwerk, aber sie erfordert Aufmerksamkeit. Wer jetzt handelt, vermeidet Stress, Honorarverluste und unzufriedene Patienten. Wer wartet, bis die KV anruft, hat schon verloren.

Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Praxis die Vorgaben erfüllt: Die KV Berlin bietet kostenlose Beratungstermine an. Nutzen Sie das – bevor es teuer wird.

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