Karte weg, Praxis lahm – was jetzt wirklich hilft

Wer diese vier Schritte in den nächsten 24 Stunden durchzieht, hat die Praxis wieder am Laufen – ohne dass die MFA am Empfang in Tränen ausbricht oder die Patientenakten plötzlich unlesbar sind. Kein Theoretisieren, kein Warten auf den Support. Nur das, was in Berlin-Mitte genauso funktioniert wie in Marzahn.

1. Sperrung beim Trustcenter auslösen – aber richtig

Erster Anruf geht an das Trustcenter, das die SMC-B ausgestellt hat. Nicht an den PVS-Hersteller, nicht an den IT-Dienstleister – direkt dorthin. Die Nummer steht auf der Rückseite der Karte oder im Begleitbrief. Falls beides nicht greifbar ist: gematik.de/trustcenter listet alle Anbieter mit Notfallkontakten. Die Sperrung muss innerhalb von 30 Minuten durch sein, sonst läuft die Karte weiter und jemand könnte sie missbrauchen.

Wichtig: Nicht einfach nur „Karte verloren“ sagen. Folgende Daten bereithalten:

• Kartennummer (16-stellig, aufgedruckt)
• Betreibernummer der Praxis (IK-Nummer)
• Name des Praxisinhabers
• Telefonnummer, unter der die Praxis erreichbar ist

Das Trustcenter schickt eine Bestätigung per E-Mail. Diese Mail ausdrucken und an den Empfang hängen – falls später jemand fragt, warum die Karte gesperrt ist. Ohne diese Bestätigung blockiert die gematik später die Ersatzkarte.

2. Ersatzkarte beantragen – ohne drei Wochen Wartezeit

Normalerweise dauert die Ausstellung einer neuen SMC-B zwei bis drei Wochen. In Berlin geht das schneller – wenn man weiß, wie. Die Praxis ruft beim KV-SafeNet-Betreiber an (z. B. KV Berlin, TeleSec, oder der lokale Anbieter). Die haben oft ein Notfallkontingent an Karten, das innerhalb von 24 Stunden ausgeliefert wird. Kosten: rund 150 Euro, aber das ist billiger als eine Praxis, die zwei Wochen ohne TI-Anbindung dasteht.

Falls die Praxis keinen direkten Draht zum KV-Betreiber hat: Der IT-Dienstleister sollte den Kontakt kennen. Falls nicht – wechseln. Ernsthaft. Wer keine Notfallnummern für solche Fälle parat hat, gehört nicht in die IT von Arztpraxen.

Parallel zur Bestellung: Beim PVS-Hersteller anrufen und die neue Karte vorregistrieren. Die meisten Systeme (z. B. TurboMed, Medatixx) brauchen 12 bis 24 Stunden, um die neue SMC-B im System zu aktivieren. Wer das vergisst, steht morgen wieder vor dem gleichen Problem.

3. Praxisbetrieb ohne SMC-B – was geht, was nicht

Solange die Ersatzkarte nicht da ist, läuft die Praxis weiter – aber mit Einschränkungen. Folgendes ist möglich:

• Patienten aufnehmen und behandeln: Ja. Die PVS-Daten sind lokal verfügbar, solange die Praxis nicht auf die TI zugreifen muss.
• Rezepte ausstellen: Ja, aber nur als Muster-16-Formular. Keine E-Rezepte, keine direkte Übermittlung an die Apotheke.
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU): Ja, aber nur in Papierform. Keine digitale Übermittlung an die Krankenkassen.
• Daten aus der TI abrufen (z. B. ePA, eMP): Nein. Sobald die Praxis auf die Telematikinfrastruktur zugreifen muss, ist Schluss.
• KIM-Nachrichten senden/empfangen: Nein. Die Kommunikation mit anderen Praxen, Krankenhäusern oder Laboren ist unterbrochen.

Falls die Praxis auf KIM angewiesen ist (z. B. für Laborbefunde): Sofort eine Fax-Nummer an die wichtigsten Partner schicken und um manuelle Übermittlung bitten. Die meisten Labore kennen das Problem und helfen kurzfristig aus. Wer keine Fax-Nummer hat, sollte spätestens jetzt eine einrichten – die kostet 10 Euro im Monat und ist in solchen Fällen Gold wert.

4. Dokumentation – damit die KV später nicht nervt

Die Kassenärztliche Vereinigung will nach einem SMC-B-Verlust einen formlosen Bericht, der folgende Punkte enthält:

• Datum und Uhrzeit des Verlusts/Sperrung
• Name des Mitarbeiters, der den Verlust bemerkt hat
• Maßnahmen, die ergriffen wurden (Sperrung, Ersatzkarte beantragt)
• Bestätigung des Trustcenters über die Sperrung

Den Bericht an die KV schicken – per E-Mail reicht. Wichtig: Nicht warten, bis die KV nachfragt. Wer proaktiv handelt, spart sich später Diskussionen über Honorarabzüge oder Compliance-Verstöße.

Falls die Praxis eine Cyberversicherung hat: Den Vorfall melden. Manche Policen übernehmen die Kosten für die Ersatzkarte oder den IT-Notdienst. Aber Vorsicht – nicht jede Versicherung zahlt, wenn die Karte einfach nur verloren ging. Klare Ansage: Erst prüfen, dann melden.

Was Sie morgen früh als Erstes tun

Die Ersatzkarte liegt auf dem Tisch. Jetzt geht’s ans Einrichten:

1. Karte in den Kartenterminal stecken – das System sollte sie automatisch erkennen. Falls nicht: PVS-Support anrufen und die Karte manuell aktivieren lassen.
2. Testlauf machen: Ein E-Rezept ausstellen und prüfen, ob es in der Apotheke ankommt. Ein KIM-Testfax an die eigene Praxis schicken, um die Kommunikation zu prüfen.
3. Team informieren: Kurze Besprechung mit den MFAs – was ist passiert, was wurde gemacht, was ist jetzt wieder möglich. Keine große Diskussion, nur die Fakten.
4. Alte Karte physisch vernichten: Falls sie doch noch auftaucht – zerschneiden und in verschiedenen Mülltonnen entsorgen. Nicht einfach in den Papierkorb werfen.

Falls die Praxis einen IT-Dienstleister hat: Ihm die neue Karte geben und prüfen lassen, ob alle TI-Dienste wieder laufen. Falls nicht: Dienstleister wechseln. Wer nach 24 Stunden noch nicht weiß, wie man eine SMC-B einrichtet, hat in der Praxis-IT nichts verloren.

Und zum Schluss: Die neue Karte niemals im Kartenterminal stecken lassen. Immer abziehen und in den Safe legen. Oder zumindest in eine Schublade, die abschließbar ist. Die meisten Verluste passieren, weil die Karte einfach im Gerät steckt und jemand sie versehentlich mitnimmt. In Berlin reicht manchmal ein offenes Fenster, und die Karte ist weg.