IT-Jahreswechsel in der Praxis: Checkliste für den 31. Dezember

Jahreswechsel in der Arztpraxis bedeutet mehr als neue Abrechnungsquartale und aktualisierte Gebührenordnungen. Auch in der IT gibt es wichtige Aufgaben, die zum Ende des Jahres oder zum Jahresauftakt erledigt werden sollten. Eine strukturierte Checkliste hilft, nichts zu vergessen und gut vorbereitet ins neue Jahr zu starten.

IT-Checkliste für den Jahreswechsel

• Jahresbackup erstellen und archivieren: Erstellen Sie ein vollständiges Backup aller Praxisdaten zum 31. Dezember. Dieses Backup sollte separat gespeichert und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (Aufbewahrungspflicht für Patientendaten).
• Zertifikate und Laufzeiten prüfen: Wann laufen die Zertifikate Ihres TI-Konnektors, der SMC-B-Karte und der HBA-Karten ab? Tragen Sie Ablaufdaten im Kalender ein und planen Sie Verlängerungen rechtzeitig.
• Softwarelizenzen überprüfen: Welche Software-Abonnements laufen im neuen Jahr aus? Gibt es günstigere Alternativen? Brauchen Sie neue Lizenzen für neue Mitarbeiter?
• DSGVO-Dokumente aktualisieren: Sind Datenschutzerklärung, VVT und AVVs noch aktuell? Haben sich im vergangenen Jahr Prozesse, Software oder Dienstleister geändert? Dann müssen die Dokumente angepasst werden.
• Passwort-Rotation durchführen: Ändern Sie Schnittstellen-Passwörter für kritische Systeme: Praxissoftware-Admin, Router-Zugang, Backup-System, E-Mail-Server.
• Mitarbeiter-Zugriffe prüfen: Haben ausgeschiedene Mitarbeiter noch aktive Accounts? Alle Zugänge ehemaliger Mitarbeiter sofort deaktivieren.
• IT-Sicherheitssoftware prüfen: Sind Virenschutz und Firewall-Lizenzen gültig? Werden alle Systeme noch mit Sicherheits-Updates versorgt? Windows-10-Ende-des-Supports im Oktober 2025 beachten — keine Windows-10-Rechner mehr ohne gesonderten Sicherheitsvertrag!

Was zum Jahresauftakt erledigt werden sollte

• Abrechnungssoftware aktualisieren: Zum Quartalswechsel gibt es oft Pflicht-Updates der Praxissoftware für geänderte Gebührenordnungen, neue EBM-Ziffern oder TI-Anpassungen.
• Datenschutzschulung terminieren: Planen Sie jährliche Datenschutzschulung für alle Mitarbeiter — am besten im Januar, damit das Thema nicht wieder auf Oktober verschoben wird.
• IT-Jahresplan erstellen: Welche IT-Investitionen stehen 2027 an? Hardware-Austausch, neue Software, geplante TI 2.0-Migration? Ein schriftlicher Plan hilft bei der Budgetplanung und verhindert ungeplante Ausgaben.

Der Jahreswechsel ist eine ideale Gelegenheit, inne zu halten und die IT-Infrastruktur der Praxis kritisch zu betrachten. Was hat im vergangenen Jahr gut funktioniert, was hat Probleme gemacht? Diese Reflektion bildet die Grundlage für eine bessere IT-Planung im neuen Jahr.

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