Datenschutz-Schulung für Praxis-Mitarbeiter: Was die KBV vorschreibt

Datenschutzverletzungen in Arztpraxen entstehen selten durch gezielte Angriffe von außen — meistens sind es gut gemeinte, aber falsche Handlungen von Mitarbeitern. Eine Arzthelferin gibt am Telefon zu viele Informationen weiter, ein Mitarbeiter öffnet eine Phishing-E-Mail, ein Aushilfsarzt greift auf Daten zu, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Regelmäßige Datenschutz-Schulungen sind der wirksamste Schutz dagegen.

Was KBV und DSGVO von Arztpraxen verlangen

Die rechtliche Grundlage für Datenschutz-Schulungen ist zweifach:

• DSGVO Art. 29 und Art. 32: Der Verantwortliche — also der Praxisinhaber — muss sicherstellen, dass Personen, die unter seiner Aufsicht handeln, personenbezogene Daten nur auf seine Anweisung hin verarbeiten. Das setzt voraus, dass sie wissen, was erlaubt ist und was nicht.
• KBV-Richtlinie zur IT-Sicherheit (KBV-Richtlinie gemäß § 75b SGB V): Für vertragsärztliche Praxen schreibt die KBV konkrete IT-Sicherheitsmaßnahmen vor — dazu gehören explizit Schulungen zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz. Häufigkeit: mindestens einmal jährlich.
• Verpflichtungserklärung: Alle Mitarbeiter müssen zu Beginn ihrer Tätigkeit schriftlich auf das Datengeheimnis und die Verschwiegenheitspflicht verpflichtet werden. Diese Verpflichtungserklärungen sind aufzubewahren.

So gestalten Sie Datenschutz-Schulungen effektiv

Eine jährliche Schulung, die niemand versteht oder die als lästige Pflicht wahrgenommen wird, bringt wenig. Effektive Schulungen in Berliner Arztpraxen zeichnen sich durch Folgendes aus:

• Praxisnah und konkret: Keine abstrakten Gesetzestexte, sondern echte Beispiele aus dem Praxisalltag. „Was tun Sie, wenn ein Ehemann nach dem Diagnose seiner Frau fragt?“ ist lehrreicher als ein Vortrag über Art. 9 DSGVO.
• Kurz und regelmäßig: Eine 90-minütige Jahresschulung ist besser als nichts, aber besser sind kurze monatliche Erinnerungen (5-Minuten-Impulse per E-Mail oder beim Teambesprechung).
• Aktuelle Themen aufgreifen: Neue Bedrohungen (aktuelle Phishing-Wellen auf Arztpraxen), neue TI-Anwendungen (ePA-Umgang), neue Regelungen (EU AI Act) müssen zeitnah kommuniziert werden.
• Dokumentation nicht vergessen: Führen Sie Anwesenheitslisten und halten Sie Schulungsinhalte schriftlich fest. Bei einer DSGVO-Prüfung müssen Sie nachweisen können, wann wer geschult wurde.
• Neue Mitarbeiter sofort schulen: Datenschutzschulung gehört in die erste Arbeitswoche — noch vor dem ersten Patientenkontakt.

Als IT-Dienstleister bieten wir Berliner Arztpraxen kompakte, praxisnahe Datenschutz-Schulungen an, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Auf Wunsch auch als jährliche Wiederholung — mit automatischer Erinnerung und Dokumentationsvorlage.

Haben Sie Fragen zu IT oder Datenschutz in Ihrer Praxis? Nehmen Sie Kontakt auf — wir beraten Berliner Arztpraxen kostenlos und unverbindlich.