DSGVO in der Arztpraxis: Die 5 häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 haben die Berliner Datenschutzbehörden zahlreiche Arztpraxen geprüft und beanstandet. Die überraschende Erkenntnis: Es sind immer wieder dieselben fünf Fehler, die zu Beanstandungen führen — und die sich mit dem richtigen Wissen leicht vermeiden lassen. Als auf Berliner Arztpraxen spezialisierter IT-Dienstleister haben wir diese Fehler in der Praxis immer wieder gesehen.

Die 5 häufigsten DSGVO-Fehler in Berliner Arztpraxen

• Fehler 1: Kein oder unvollständiges VVT. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist für jede Arztpraxis Pflicht. Viele Praxen haben keines, oder es ist seit der Einrichtung nicht mehr aktualisiert worden. Das VVT muss alle Datenverarbeitungsprozesse der Praxis dokumentieren: Patientenakten, Abrechnung, Terminverwaltung, Kommunikation mit Laboren — alles muss rein.
• Fehler 2: Fehlende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV). Jeder externe Dienstleister, der Zugang zu Patientendaten hat, braucht einen AVV. Das gilt für den IT-Dienstleister genauso wie für den Software-Anbieter, den Abrechnungsdienstleister und den Telefonanlagen-Anbieter. In Berliner Praxispraxis fehlen diese Verträge erstaunlich häufig.
• Fehler 3: Fehlende oder veraltete Datenschutzerklärung. Patienten müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden — schriftlich, in verständlicher Sprache. Viele Praxen haben eine Erklärung aus 2018, die seitdem nicht aktualisiert wurde. Neue TI-Anwendungen, die ePA oder geänderte Aufbewahrungsfristen sind häufig nicht erwähnt.
• Fehler 4: Keine Mitarbeiterschulung. Datenschutz ist kein einmaliges Ereignis. Mitarbeiter müssen regelmäßig geschult werden — mind. einmal jährlich. Die Schulung muss dokumentiert werden. Besonders in Praxen mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder Aushilfen fehlt diese Dokumentation regelmäßig.
• Fehler 5: Patienten-WLAN nicht getrennt. Bietet die Praxis Patienten WLAN an, muss dieses strikt vom internen Praxisnetz getrennt sein. Ein gemeinsames Netzwerk öffnet potenziell jedem Patienten mit Smartphone die Tür zu Patientendaten.

So beheben Sie diese Fehler systematisch

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche der genannten Punkte sind in Ihrer Praxis bereits erfüllt, welche fehlen? Dazu empfehlen wir folgendes Vorgehen:

• DSGVO-Audit durchführen: Gehen Sie alle fünf Punkte systematisch durch und dokumentieren Sie den Status. Nutzen Sie die kostenlosen Checklisten der Berliner Datenschutzbeauftragten (blnbdi.berlin.de) als Orientierung.
• Prioritäten setzen: Fehlende AVVs und ein fehlendes VVT sind die dringlichsten Punkte — sie sind bei einer Prüfung sofort sichtbar und werden immer beanstandet.
• IT und Datenschutz zusammendenken: Viele Datenschutzprobleme haben technische Ursachen. Ein IT-Dienstleister mit Datenschutzkompetenz kann beide Baustellen gleichzeitig schließen.
• Schulungen terminieren: Planen Sie jährliche Datenschutzschulungen für alle Mitarbeiter — und halten Sie Anwesenheitslisten für die Dokumentation fest.

Besonders wichtig: Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Neue Mitarbeiter, neue Software, neue TI-Anwendungen — jede Veränderung in der Praxis kann neue Datenschutzanforderungen auslösen. Ein jährlicher Check-up zahlt sich aus.

Haben Sie Fragen zu IT oder Datenschutz in Ihrer Praxis? Nehmen Sie Kontakt auf — wir beraten Berliner Arztpraxen kostenlos und unverbindlich.