Nach Feierabend: Diese 5 Wartungsarbeiten retten Ihre Praxis vor dem TI-Chaos

Schalten Sie heute Abend den Praxis-PC nicht einfach aus. Prüfen Sie stattdessen, ob die folgenden fünf Wartungsarbeiten im Kalender stehen – oder ob Sie morgen früh mit einer TI-Störung, einem vollen Postfach und einer genervten MFA rechnen müssen.

Jede Praxis kennt das: Der Tag war lang, die Patienten sind weg, und der letzte Kaffee ist kalt. Aber genau jetzt, wenn die Tür abgeschlossen ist, entscheidet sich, ob morgen alles läuft – oder ob Sie um 8 Uhr mit einem Konnektor-Alarm und einer MFA starten, die Ihnen erklärt, dass „nichts mehr geht“. Die meisten Probleme in der Praxis-IT entstehen nicht während der Sprechstunde, sondern weil nach Feierabend nichts mehr gemacht wird. Dabei sind es oft nur 15 Minuten, die den Unterschied zwischen einem reibungslosen Tag und einem IT-Notfall machen.

Der TI-Konnektor: Warum er nachts mehr Aufmerksamkeit braucht als Sie denken

Der Konnektor ist das Herzstück Ihrer TI-Anbindung – und gleichzeitig der häufigste Grund für Praxis-Störungen. Die meisten Praxen behandeln ihn wie einen Kühlschrank: läuft, also ignorieren. Doch anders als ein Kühlschrank meldet sich der Konnektor nicht von selbst, wenn er kurz vor dem Ausfall steht. Und wenn er streikt, geht nichts mehr: keine eAU, keine eRezepte, keine KIM-Nachrichten.

Was Sie jeden Abend prüfen müssen:

• Steht der Konnektor noch in Verbindung mit der TI? (Ein kurzer Blick in die Konnektor-Weboberfläche – meist über https://[IP-Adresse] erreichbar – zeigt den Status.)
• Sind die Zertifikate (SMC-B, eHBA) noch gültig? (Ein abgelaufenes Zertifikat blockiert die gesamte TI-Kommunikation – und fällt oft erst auf, wenn der erste Patient mit eRezept vor dem Tresen steht.)
• Wurde der letzte Update-Hinweis ignoriert? (Konnektor-Updates kommen unregelmäßig, aber wenn sie fällig sind, müssen sie sofort installiert werden – sonst riskieren Sie eine Zwangstrennung von der TI.)

Falls Sie das noch nie gemacht haben: Die Konnektor-Weboberfläche ist kein Hexenwerk. Ihre MFA kann das in fünf Minuten lernen – und sollte es auch. Denn wenn der Konnektor um 7:50 Uhr streikt, ist es zu spät für eine Schulung.

KIM-Postfach: Warum Sie es nicht wie Ihr privates E-Mail-Konto behandeln dürfen

Das KIM-Postfach ist kein normales E-Mail-Konto. Es ist der offizielle Kommunikationskanal Ihrer Praxis – und wenn es überläuft, verpassen Sie wichtige Nachrichten von Krankenkassen, Laboren oder anderen Praxen. Die meisten Probleme entstehen, weil niemand nach Feierabend kurz reinschaut.

Was Sie mindestens zweimal pro Woche erledigen müssen:

• Löschen Sie alte Nachrichten. (KIM-Postfächer haben ein begrenztes Speichervolumen – wenn es voll ist, kommen keine neuen Nachrichten mehr an.)
• Prüfen Sie den Spam-Ordner. (Nicht alles, was im Spam landet, ist wirklich Spam. Vor allem Laborergebnisse oder Rückmeldungen von Krankenkassen landen dort manchmal.)
• Archivieren Sie wichtige Nachrichten. (Nicht alles muss ewig im Postfach bleiben, aber alles, was mit Patienten oder Abrechnungen zu tun hat, sollte mindestens bis zum Quartalsende verfügbar sein.)

Ein überfülltes KIM-Postfach ist wie ein voller Briefkasten: Irgendwann passt nichts mehr rein – und Sie merken es erst, wenn es zu spät ist. Ihre MFA sollte das Postfach genauso routiniert prüfen wie den Anrufbeantworter.

PVS-Updates: Warum „später“ oft „nie“ bedeutet

Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) ist das Rückgrat Ihrer Praxis. Wenn es nicht läuft, läuft nichts. Die meisten Praxen wissen das – und schieben Updates trotzdem auf „später“. Das Problem: „Später“ bedeutet in der Praxis oft „nie“, und irgendwann steht ein Update an, das nicht mehr aufgeschoben werden kann – und dann bricht das System mitten in der Sprechstunde zusammen.

Was Sie regelmäßig erledigen müssen:

• Prüfen Sie, ob Updates verfügbar sind. (Die meisten PVS-Hersteller informieren per E-Mail oder über eine Meldung im System – ignorieren Sie diese nicht.)
• Installieren Sie Updates außerhalb der Sprechzeiten. (Ein PVS-Update kann das System für 10-30 Minuten lahmlegen – das geht nicht während der Sprechstunde.)
• Testen Sie nach dem Update, ob alles funktioniert. (Ein Update kann unerwartete Nebenwirkungen haben – prüfen Sie vor allem die TI-Anbindung, die KIM-Kommunikation und die Abrechnungsfunktionen.)

Ein PVS-Update ist wie ein Ölwechsel beim Auto: Wenn Sie es zu lange aufschieben, geht irgendwann der Motor kaputt. Und während Sie beim Auto noch eine Werkstatt anrufen können, steht Ihre Praxis dann still – und Ihre Patienten warten.

Backup: Warum Sie es nicht erst testen, wenn es zu spät ist

Jede Praxis hat ein Backup – zumindest theoretisch. Die meisten Praxen verlassen sich darauf, dass „irgendwas“ läuft, aber niemand prüft, ob das Backup auch wirklich funktioniert. Und wenn dann der Server streikt oder ein Ransomware-Angriff die Daten verschlüsselt, ist es zu spät.

Was Sie mindestens einmal pro Woche erledigen müssen:

• Prüfen Sie, ob das Backup durchgeführt wurde. (Die meisten Backup-Systeme protokollieren ihre Aktivitäten – schauen Sie kurz rein.)
• Testen Sie, ob das Backup wiederherstellbar ist. (Ein Backup, das nicht wiederhergestellt werden kann, ist wertlos. Probieren Sie es einmal im Quartal aus – am besten mit einer kleinen Testdatei.)
• Lagern Sie eine Kopie des Backups außerhalb der Praxis. (Wenn der Server und das lokale Backup gleichzeitig kaputtgehen – z. B. durch einen Brand oder einen Einbruch – brauchen Sie eine externe Kopie.)

Ein Backup ist wie eine Versicherung: Sie hoffen, dass Sie es nie brauchen – aber wenn Sie es brauchen, müssen Sie sich darauf verlassen können. Und wenn Sie es nicht regelmäßig prüfen, ist es vielleicht nicht da, wenn Sie es am dringendsten brauchen.

Was Sie heute Abend noch erledigen sollten

Nehmen Sie sich heute Abend 10 Minuten Zeit und prüfen Sie:

• Steht der nächste Konnektor-Update-Termin im Kalender?
• Ist das KIM-Postfach aufgeräumt und hat genug freien Speicher?
• Wann war das letzte PVS-Update – und steht das nächste an?
• Wurde das Backup diese Woche durchgeführt – und funktioniert es wirklich?

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sofort beantworten können, haben Sie ein Problem. Aber es ist noch nicht zu spät, es zu lösen. Sprechen Sie morgen früh mit Ihrer MFA und teilen Sie die Aufgaben auf: Wer prüft den Konnektor? Wer kümmert sich um das KIM-Postfach? Wer ist für die PVS-Updates zuständig? Und wer testet das Backup?

Die 15 Minuten, die Sie heute Abend investieren, sparen Ihnen morgen früh eine Stunde Stress – und Ihren Patienten eine Menge Wartezeit.