KBV-Abrechnung und Datenschutz: Was geprüft wird
Die Quartalsabrechnung ist für Berliner Arztpraxen eine der wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben — und sie birgt datenschutzrechtliche Aspekte, die oft übersehen werden. Abrechnungsdaten enthalten hochsensible Informationen: Diagnosen, Behandlungsarten, Medikationen. Die KBV und die KV Berlin prüfen nicht nur sachliche Korrektheit, sondern achten zunehmend auch auf datenschutzkonforme Abrechnungsprozesse.
Welche Datenschutzaspekte bei der KBV-Abrechnung relevant sind
- Verschlüsselte Übermittlung: Die Abrechnung erfolgt über die TI oder das gesicherte KV-SafeNet-Netz. Eine unverschlüsselte Übermittlung von Abrechnungsdaten über normale Internetverbindungen ist ein schwerer Datenschutzverstoß.
- Zugriffsprotokoll zur Abrechnung: Wer hat Zugriff auf die Abrechnungsdaten Ihrer Praxis? Abrechnungsdaten sollten nur für die zuständigen Mitarbeiter sichtbar sein — nicht für das gesamte Praxisteam.
- Externe Abrechnungsdienstleister: Viele Berliner Arztpraxen nutzen externe Abrechnungsunternehmen. Diese benötigen zwingend einen AVV — und die Übermittlung von Abrechnungsdaten an sie muss sicher erfolgen (verschlüsselt, über sichere Kanäle).
- Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen: Abrechnungsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Was bei einer KV-Prüfung geprüft wird
Die KV Berlin führt regelmäßig Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Abrechnungsprüfungen durch. Im Rahmen dieser Prüfungen werden zunehmend auch IT-Sicherheits- und Datenschutzaspekte begutachtet:
- Ist die Abrechnungssoftware zugelassen und aktuell?
- Erfolgt die Übermittlung der Abrechnung über die vorgeschriebenen gesicherten Wege?
- Gibt es für externe Abrechnungsdienstleister gültige AVVs?
- Werden Abrechnungsunterlagen korrekt aufbewahrt und geschützt?
Praktische Tipps für DSGVO-konforme Abrechnung:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxissoftware die Abrechnung über das KBV-zertifizierte KV-SafeNet oder die TI übermittelt.
- Schließen Sie mit jedem externen Abrechnungsdienstleister einen AVV ab und überprüfen Sie, ob dieser auf aktuellem Stand ist.
- Beschränken Sie den Zugriff auf Abrechnungsdaten auf berechtigte Mitarbeiter.
- Bewahren Sie Abrechnungsunterlagen verschlüsselt auf — sowohl digital als auch physisch in abschließbaren Schränken.
Die Verzahnung von Abrechnung und Datenschutz wird künftig noch enger werden. Arztpraxen, die jetzt eine saubere Datenschutzstruktur aufbauen, werden bei KV-Prüfungen keine Probleme haben.
Haben Sie Fragen zu IT oder Datenschutz in Ihrer Praxis? Nehmen Sie Kontakt auf — wir beraten Berliner Arztpraxen kostenlos und unverbindlich.
